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Tagungen in Deutschland

YUNYTY.de-Wissen mit Tipps für Tagungen in Hotels, Kongresszentren oder Eventlocations

Tagung

Von Frontbeschallung bis emotionaler Wissensvermittlung

Wer in Deutschland mit der Aufgabe betraut, wird eine Tagung zu organisieren, kann auf breites Spektrum von versierten Anbietern aus den unterschiedlichsten Bereichen zurückgreifen. Ein weiterer Vorteil ist, dass es auf dem deutschen MICE Markt verschiedene Verbände gibt, die mit Rat und Tat zur Seite stehen, oder man sich dort nach geeigneten Tagungsorten oder Locations, Hotels oder Kongresszentren erkundigen kann. Zu den führenden Verbänden und Organisatoren gehören u.a. der VDVO, EVVC, GCB, HSMA oder CERTIFIED.

Es gibt viele Möglichkeiten eine Tagung zu realisieren, denn neben vielen Hotels und Kongresszentren haben sich in den vergangenen 10 Jahren viele Eventlocations einen Namen mit ihrer teilweise ausgefallenen Architektur oder Konzeptionen gemacht und haben sich somit fest in den Notizbüchern der Veranstaltungsplaner etabliert.

Exponierte Tagungslocations sind u.a. die Metropolis Halle in Potsdam, das Goldbergwerk in Fellbach oder das Rittergut Orr aus Köln.

Was ist die richtige Saalgröße für meine Tagung?

Die Größe des Saales ist u.a. von der Teilnehmerzahl und der gewünschten Bestuhlungsvariante wie Cabaret-, Reihen-, oder Parlamentarische Bestuhlung, abhängig. Jede diese Varianten hat einen unterschiedlichen Platzbedarf und zählt zu den üblichen Varianten, jedoch besteht natürlich aus die Möglichkeit den Raum mit einer Mischbestuhlung bestehend aus Stehtischen im hinteren Raumbereich, sowie Brückentischen im Mittelbereich und einer vorderen Loungelandschaft auszustatten. Versierte Locationmanager aus der jeweiligen Eventlocation können diese Fragen mit einer individuellen Visualisierung des Raumes gut beantworten.

Tagungsräume sollten außerdem über die Möglichkeit einer Verdunklung verfügen, insofern die Lichtverhältnisse dieses erfordern. Direktes Licht das durch die Fenster des Tagungsraumes scheint, kann selbst dem stärksten Beamer in seiner Kontrastfähigkeit und Bildschärfe beeinträchtigen.

Die meisten Kongresszentren, Hotels und Eventlocations verfügen über technisches Equipment und können die Basisanforderungen wie Beamer, Leinwand, Beschallung abdecken. Bei größeren Anlässen wie beispielsweise einer Gala, Produkteinführungen oder Konzerten wird oft Zusatztechnik über die Partner des Veranstalters dazu gebucht. Sollten diese Kontakte nicht vorhanden sein, so verfügen die Locations in der Regel selbst über versierte Technikpartner wie z.B. satis & fy oder Neumann & Müller. Auf Großveranstaltungen fokussierte Tagungshotels wie beispielseise das Estrel aus Berlin oder der Rosengarten in Mannheim, verfügen selbst über einen großen Technikpark, der alle Anforderungen erfüllt.

Tagungen finden meistens nicht nur in einem Raum statt, sondern sie benötigen oft zusätzlich kleinere Tagungsräume, damit auch dort in kleineren Gruppen die Tagung als Workshop ihre Fortsetzung findet. Bei der Planung gilt es daher grundsätzlich zu prüfen, ob die jeweilige Location nicht nur einen großen Saal zur Verfügung stellen kann, sondern auch kleinere Räume zusätzlich zur Verfügung stehen, sowie bei einer entsprechenden Eventgröße ein Aufbautag mit eingeplant werden kann. Die Raummiete für Aufbautage sollte dabei maximal 50% der regulären Raummiete betragen.

Bevor die Entscheidung für einen Tagungsraum fällt, empfiehlt es sich, abhängig von Aufwand und Nutzen, den Tagungsraum vorher persönlich zu begutachten. Sollte unter Umständen eine größere Bühnenperformance oder eine aufwendige Bühnengestaltung geplant sein, werden dafür oftmals Abhängepunkte benötigt. Sind diese nicht vorhanden, kann es unter Umständen schwierig werden, die Bühne optimal auszuleuchten bzw. sind Installationen oftmals nur durch aufwendige Groundsupports möglich.

Emotionen auf der Bühne

Für Emotionen im Saal sind oftmals im positiven wie auch im negativen Sinne die Akteure auf der Bühne verantwortlich. Nicht jeder ist ein geborener Keynote Speaker oder Redner und versteht es den Saal in seinen Bann zu ziehen. Dafür kann man Moderatoren und Referenten von verschiedenen Redneragenturen buchen, die es verstehen den Saal passend zu entertainen. Es empfiehlt sich den Keynote Speaker im Vorfeld klar zu briefen und zu überlegen, an welcher Stelle er seine volle Wirkung im Tagungsablauf erzielt.

Zu den erfolgreichsten Rednern zählen unter anderem Ramona Kühne, Rolf Schmiel, Slatco Sterzenbach sowie Top Moderator Mario Schmidt, die auch über YUNYTY.de buchbar sind.